5 Errores comunes al emitir facturas electrónicas y cómo evitarlos
La facturación electrónica se ha convertido en un requisito obligatorio para la mayoría de contribuyentes en Ecuador desde que el Servicio de Rentas Internas (SRI) implementó este sistema como parte de la modernización tributaria. Sin embargo, muchas personas cometen errores al momento de emitir sus comprobantes, lo que puede acarrear multas o invalidaciones fiscales.
A continuación, te explicamos cinco errores frecuentes al emitir facturas electrónicas en Ecuador y cómo puedes evitarlos fácilmente.
1. Emitir facturas sin autorización del SRI
Uno de los errores más graves es comenzar a emitir facturas electrónicas sin haber completado el proceso de autorización con el SRI. Antes de emitir cualquier comprobante, el contribuyente debe estar inscrito como emisor electrónico y contar con una firma digital válida.
Puedes revisar si estás autorizado y gestionar tu suscripción al esquema electrónico en el portal SRI en línea.
¿Cómo evitarlo?
Asegúrate de realizar la solicitud de emisión electrónica en el sistema del SRI y tener tu certificado de firma digital activo y vigente.
2. No actualizar los datos del emisor o del receptor
Muchas facturas electrónicas son rechazadas o invalidadas porque contienen datos desactualizados o erróneos, como el RUC, nombre comercial o dirección del cliente o del emisor.
¿Cómo evitarlo?
Verifica que los datos registrados en el sistema de facturación estén actualizados. Esto incluye revisar el RUC en el Registro Único de Contribuyentes del SRI y confirmar que coincidan con la información real del cliente.
3. Omitir el detalle correcto de bienes o servicios
En muchas ocasiones, los contribuyentes emiten facturas con descripciones genéricas como “servicios varios” o “venta de productos”, lo cual puede generar observaciones por parte del SRI, especialmente si no se justifica el giro del negocio.
¿Cómo evitarlo?
Sé específico al detallar los bienes o servicios prestados. Por ejemplo, en lugar de “servicios”, coloca “asesoría contable mensual” o “venta de insumos médicos”, según corresponda.
4. No conservar respaldo de las facturas emitidas
Aunque el sistema electrónico garantiza que la factura queda registrada en línea, el contribuyente está obligado a conservar una copia electrónica (formato XML y PDF) durante al menos 7 años, en caso de auditorías o requerimientos del SRI.
¿Cómo evitarlo?
Al emitir cada factura, guarda automáticamente el archivo XML y PDF en carpetas organizadas por mes o cliente. También puedes utilizar software de facturación que almacene estas copias en la nube.
5. No enviar la factura al cliente
Emitir una factura sin remitirla al cliente es un error frecuente, especialmente entre nuevos emprendedores. El envío del comprobante electrónico (XML y PDF) al correo del cliente es obligatorio y debe realizarse inmediatamente después de la emisión.
¿Cómo evitarlo?
Verifica que el correo del cliente esté correcto antes de emitir la factura. Si usas un sistema automático, asegúrate de que tenga activado el envío automático al correo registrado.
Consejos finales para evitar errores
La mejor forma de evitar estos errores es utilizar un sistema de facturación electrónica autorizado por el SRI, que incluya validaciones automáticas antes de emitir la factura, como es el caso de FacturaHero.
Además, es recomendable realizar una auditoría interna periódica de tus comprobantes para asegurarte de que están correctamente emitidos y almacenados. Puedes apoyarte en un contador o asesor tributario para verificar el cumplimiento normativo.
En resumen, emitir facturas electrónicas correctamente no solo evita sanciones, sino que también fortalece la imagen profesional y la transparencia financiera de tu negocio. Al adoptar buenas prácticas y evitar estos errores comunes, puedes cumplir con la normativa vigente y facilitar tus procesos contables y fiscales.
